役員変更 定款変更 わかりやすいQ&A掲載しました♪

2017年3月15日

NPO法人の方からよく相談を受ける「役員変更」と「定款変更」に関するQandAページができました。
4月以降には特設ページを開設予定ですが、一足早く、多くの法人が総会前だと思われる今の時期より公開いたします。
尚、このQandAは所轄庁が高知県の場合を想定して、説明やリンクを貼っています。(他県の方はご注意ください。)
所轄庁への書類提出の場合、土佐町、津野町、黒潮町に事務所のある法人は町役場が所轄庁となります。その他は、高知県庁県民生活・男女共同参画課への提出をお願いします。
 

役員変更Q&A

☆「役員変更等の届出」に必要な書類はこちらからダウンロードできます。
所轄庁での届出に関してはこちら(http://www.pref.kochi.lg.jp/soshiki/141601/ninshou-yakuinhenkou.html)
法務局での登記に関してはこちら(http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html#anchor4-2)

Q1 役員の任期は決まっていますか?

 役員の任期は法律で「2年以内において定款で定める期間とする」とされています。法人により、1年と定めている場合や、2年としている場合もあるでしょう。いずれにせよ役員の変更は必ず定期的にあります。
 

Q2 再任と重任の違いは何ですか?

 意味は同じものです。再任とは、任期満了後、役員であった人が再び役員に選任されることを意味しますが、登記上は「重任」と表記されます。
 

Q3 任期満了で役員変更するときの手順は?

 任期満了で役員変更する場合、選任機関(総会または理事会)を定款で確認してください。その選任機関で役員を選任します。代表権のある理事を選任するのは理事の互選が一般的です。
 代表権のある理事に関しては、法務局での登記が必要です。登記の後はすべての役員に関し所轄庁での手続き(届け)が必要になります。
  

Q4 法務局で役員に関する変更登記をするのはどんなとき?

 登記されている代表権のある理事に、なんらかの変更があった場合に法務局での手続きが必要になります。就任、辞任はもちろん再任(重任)したときも手続きが必要です。そのほか、任期途中で名字が変わったり、住所が変わった場合なども、変更後2週間以内に変更登記が必要です。登記後は、所轄庁への手続き(届け)も必要になります。
 

Q5 役員全員が再任した。何か手続きはいりますか?

 役員に変更がなく、全員が再任(重任)した場合でも手続きは必要です。まず、選任後2週間以内に法務局で代表権のある理事の登記を行いましょう。その後、所轄庁へ「役員変更等届出書(第4号様式)1部」と「変更後の役員名簿 2部」を提出します。役員全員が再任(重任)の場合は、新任者がいないため、就任承諾及び誓約書と住民票を提出する必要はありません。
  

Q6 任期満了以外で所轄庁への届出はいりますか?

 任期満了以外でも、役員になんらかの変更があった場合(新任、辞任、解任、死亡、住所変更、改姓など)は、遅滞なく所轄庁への届出を行う必要があります。新任の場合は、「役員変更等届出書(第4号様式)1部」と「変更後の役員名簿 2部」に加えて、就任承諾及び誓約書の謄本(コピー)と住民票を1部ずつ提出する必要があります。
 また、代表権のある理事に変更があった場合は、法務局での手続きも必要となります。
 

Q7 任期途中で役員が辞任した。どうすればいいですか?

 まず、「辞任届」を法人に提出してもらいましょう。こちらは所轄庁へ提出する必要はありませんが、本人の意思確認と記録として残すという意味から法人で保管をしておくとよいでしょう。そして定款を確認し、役員の定数に足りなければ臨時総会などで役員を選任する必要があります。
 また、代表権のある理事が辞任した場合は、所轄庁への手続きとともに、法務局での手続きも必要となります。
 

定款変更

Q1.定款変更したいところがある。どのような手順ですか?

 総会を開催し、定款変更の決議をしたあと、所轄庁へ書類(「定款変更認証申請書」または「定款変更届出書」)を提出します。
 変更内容によっては、法務局で変更登記します。
 

Q2.定款変更「認証申請書」と「届出書」がある。どちらを提出すればいいですか?

 定款変更には、公告縦覧期間が発生する認証申請と、所轄庁へ書類を提出する届出があります。
認証が必要な定款変更は、
 ・目的
 ・名称
 ・その行う特定非営利活動の種類及び当該特定非営利活動に係る事業の種類
 ・主たる事務所及びその他の事務所の所在地(所轄庁の変更を伴うもののみ)
 ・社員の資格の得喪に関する事項
 ・役員に関する事項(役員の定数に係るものを除く。)
 ・会議に関する事項
 ・その他の事業を行う場合における、その種類その他当該その他の事業に関する事項
 ・解散に関する事項(残余財産の帰属すべき者に係るものに限る)
 ・定款の変更に関する事項
に限られています。
 所轄庁へ書類を提出し、受理されてから2ヶ月の公告縦覧期間があります。(注:4月以降は公告縦覧期間が1ヵ月となります)
 必要書類は、「定款変更認証申請書1部」「定款変更を議決した総会議事録謄本(コピー)1部」「変更後の定款2部」です。
 事業の変更を行う場合は、「定款変更の日の属する事業年度及び翌事業年度の事業計画書2部」と「定款変更の日の属する事業年度及び翌事業年度の活動予算書2部」も必要です。
 
 認証申請がいらない場合は、所轄庁への届出のみとなります。
 必要な書類は、「定款変更届出書1部」「定款変更を議決した総会議事録謄本(コピー)1部」「変更後の定款2部」です。
 
 所轄庁の変更を伴う定款変更の場合は、お問い合わせください。
 
 高知県庁県民生活・男女共同参画課のホームページより「定款変更認証申請書」と「定款変更届出書」がダウンロードできます。
 
 

Q3.法務局で登記の必要な定款変更とは?

  一般的な法人でいうと第1~5条(名称、事務所の所在地、目的、特定非営利活動の種類、事業)を変更した場合、法務局での登記が必要です。
所轄庁から、定款変更認証書が届いた後、2週間以内に法務局で登記を行うようにしてください。
 登記完了後は、「定款変更登記完了届出書」「登記事項証明書」「登記事項証明書の写し(コピー)」を所轄庁に提出してください。
 
 ※定款で事務所の所在地を市町村名までの記載としている場合、その市町村内での移動は定款変更にはあたりませんが、法務局での登記が必要です。
 登記完了後は、任意の書式でかまいませんので、所轄庁に新しい事務所の所在地をお知らせください。
 

Q4.設立したのがずいぶん前。定款を見直した方がいい部分はありますか?

 特定非営利活動促進法(NPO法)は何度か改正されています。収支計算書という言葉を使っている法人の方は、一度見直しを検討いただくことをおすすめします。平成24年の法改正で、NPO法人の計算書類は基本的に活動計算書と定められました。その他、自分たちにあった運営を行うために、定款変更を行うこともあります。お気軽にご相談ください。
 

Q5.会費を変えたい。定款変更になりますか?

附則に設立当初の会費を記載していると思いますが、設立当初の会費を記載しているだけですので、定款変更には当たりません。会費の額を変更するには、定款で定めた機関(総会もしくは理事会)で議決してください。

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